پنج راه موثر برای بهبود مهارت‌های نگارش تجاری

پنج راه موثر برای بهبود مهارت‌های نگارش تجاری

یاد بگیرید مهارت‌های نگارشی خود را در تجارت بهبود ببخشید. داشتن مهارت نگارش تجاری تقریباً در همه موقعیت‌ها ضروری است. در پر کردن فرم استخدام، نوشتن رزومه، یا برقراری ارتباط از طریق ایمیل به‌صورت ویژه‌ای اهمیت دارد که حرفه‌ای، بانزاکت و صریح به نظر برسید. بسیاری از افراد در نگارش تجاری اشتباه‌های رایجی انجام می‌دهند که منجر به سوتفاهم می‌شود. اما اگر برخی از این مهارت‌ها را بلد باشند، می‌توانند از آن‌ها اجتناب کنند.

 

۱- قبل از نوشتن بیندیشید

قبل از آنکه ایمیل، یادداشت یا هر پیام دیگری را بنویسید، مطمئن شوید که محتوای پیامی که می‌خواهید بفرستید را میدانید. معمولاً افراد هنگام نوشتن اشتباهاتی دارند، چون همان زمان درباره محتوای پیامشان فکر می‌کنند نه قبل از آن. این کار باعث می‌شود که پیام گیج‌کننده‌ای بنویسند که در آن به نکات مشخصی اشاره نشده است. قرار است چیزی به مخاطب گفته شود و وظیفه‌ نویسنده انتقال پیامی بدون ‌ابهام است. بعدازاینکه پیام را نوشتید فقط دکمه «ارسال» را فشار ندهید. نامه یا ایمیل را دوباره بخوانید و ببینید برای طرف مقابلتان قابل‌درک است یا خیر. هرجایی که امکان دارد جمله‌ها را کوتاه کنید و درجایی که یک کلمه کفایت می‌کند یک عبارت ننویسید.

 

۲- صریح باشید

ایده‌ اصلی را در ابتدای پیام مطرح کنید. گذاشتن آن در وسط یا آخر پیام باعث می‌شود گیج‌کننده به نظر بیاید. استفاده از جملات طولانی و کش‌دار فقط باعث می‌شود خواننده از نکته‌ای که قصد انتقالش را دارید دور شود. این نکته به‌خصوص وقتی حائز اهمیت است که درباره‌ تغییرات سیاست‌گذاری‌ها یا قواعد رفتاری صحبت می‌کنید. هیچ‌کس نمی‌خواهد این جزئیات مهم کاری را به‌اشتباه متوجه شود. پس درک نوشته‌های تجاری را با استفاده از صراحت بیان ساده‌تر کنید.

                                                                  

 

۳- از اصطلاحات بپرهیزید

بعضی از افراد بر این باورند که استفاده از اصطلاحات حرفه‌ای خاص یا سایر مخفف‌ها در نوشته‌هایشان، کاملاً توسط خوانندگان قابل‌درک است. اما متاسفانه همیشه این‌طور نیست. وقتی یک ایمیل کاری پر از مخفف‌ها، اصطلاحات و کلمات دشوار بنویسید، احتمالاً خواننده متوجه پیام اصلی آن نمی‌شود. فرض بر این است که استفاده از واژگان تخصصی پیچیده، نشان از  باهوش بودن گوینده باشد. اما متاسفانه این نیز یک اشتباه دیگر است. از کلمات ساده و مشخص استفاده کنید تا هرکسی بتواند پیامی که نوشته‌اید را بخواند. این کار باعث می‌شود مخاطب دچار سوتفاهم نشود. 

 

۴- برای ویرایش متن، درخواست کمک کنید

اگر سند تجاری را بلند بخوانید، می‌توانید اولین ویرایش‌ها را روی آن انجام دهید. این کار به شما کمک می‌کند غلط‌های دستوری و جملات بلندی که باید اصلاح شوند را بیابید. سپس، از همکاران یا دوستانتان کمک بگیرید. ممکن است تا اتمام کار چند مرحله ویرایش لازم باشد. اگرچه ویرایش اشتباهات آدم را نمایان می‌سازد، نباید دیدی منفی نسبت به آن داشت. ویرایش به افراد کمک می‌کند نگارش و مهارت‌های اجتماعی خود را بهبود بخشند. مهارت‌های نرم به‌شدت لازم‌ هستند، از آن‌ها چشم‌پوشی نکنید. ویراستاران بهترین متحدان برای نویسندگان تجاری هستند.

 

۵- تمرین کنید

هیچ‌وقت از نوشتن دست نکشید. هیچ‌کس یک‌شبه یاد نگرفته چه طور متن‌های تجاری را عالی بنویسد. برای اینکه در این رابطه احساس راحتی کنید، زمان نیاز دارید. تکنیک‌هایتان را بهبود ببخشید. به مقالات نیویورک‌تایمز (New York Times) نگاهی بیندازید یا اشتراک هاروارد بیزینس ریویو (Harvard Business Review) را بخرید. هردوی آن‌ها پر از مقالات نگارش تجاری هستند و می‌توانند به شما کمک کنند روش نگارش خودتان را بیابید. علاوه بر این، مشاهده‌ کار بهترین نویسنده‌ها در این دو مجله ارزش پرداخت حق اشتراک را دارد. یادگرفتن از نمونه‌ها کار آسان‌تری است، تا اینکه هیچ نمونه‌ای در دسترس نباشد. بنابراین این، یکی از راه‌هایی است که نویسنده‌ متون تجاری می‌تواند برای یادگیری بیشتر از آن استفاده کند.

نگارش تجاری ممکن است در ابتدا وحشتناک به نظر برسد، اما با صرف زمان، داشتن کمی حوصله، ویرایش و تمرین،  می‌توانید به‌راحتی در این کار مهارت پیدا کنید. برای پیشرفت کردن، یک نویسنده باید شروع به نوشتن کرده و ادامه دهد. نباید بگوید «من نمی‌توانم بنویسم» و دست از کار بکشد. هرکسی می‌تواند بنویسد، فقط تمرین لازم است. به یاد داشته باشید سندی ایجاد کنید که صریح و حاوی کلمات بوده و فاقد اصطلاحات و کلمات دشوار باشد و بلافاصله منظور را برساند. یک گروه ویرایش عالی هم پیدا کنید، و بعدازآن است که نگارش تجاری آسان خواهد بود.