درک ارتباطات غیرکلامی (قسمت دوم)

درک ارتباطات غیرکلامی (قسمت دوم)

۵ـ مراقب تاثیری که رفتار و عادت‌های خودتان روی مخاطب می‌گذارند، باشید

تکراری بودن الگوهای رفتاری ما باعث می‌شوند به فردی قابل پیش‌بینی تبدیل شویم. این مساله می‌تواند بسته به شرایط، تاثیر مثبت یا منفی داشته باشد. برای مثال، فردی که همیشه سروقت حاضر می‌شود، حرفه‌ای بودن و قابل‌اعتماد بودنش را نشان می‌دهد. برعکس، کسی که هرروز همان ناهار تکراری را می‌خورد و همان عطر تکراری را می‌زند، یا در همان ساعت روز قهوه می‌خورد، با این الگوهای رفتاری تکرارشونده نشان می‌دهد که انعطاف‌ناپذیر است، اهل هیجان و ماجراجویی نیست، و با تغییر مخالف است.

می‌گویند «دو صد گفته چون نیم کردار نیست.» بنابراین مراقب باشید که در برابر دیگران چگونه رفتار می‌کنید. مدیری که مرتباً در را می‌کوبد نشان می‌دهد نه‌تنها عصبانی و ناامید است، بلکه نمی‌تواند به شکلی سنجیده و مناسب، رفتار و احساسات خود را کنترل کند. چنین مدیری بعید است بتواند احترام همکاران را جلب کند. بنابراین الگوهای رفتاری‌تان را با دقت بررسی کرده و حواستان باشد که این الگوها چه پیامی را به مخاطبان منتقل می‌کنند.

 

۶ـ سرنخ‌های صوتی را بگیرید

لحن گفتار و صدا، یکی از ابعاد بسیار مهمی است که منظور افراد را نشان می‌دهد. یک جمله را می‌توان با لحن‌های مختلفی گفت و معانی مختلفی را منتقل کرد. آیا این جمله جدی است یا کنایه است؟ آیا طرف مقابل شوخی می‌کند یا کاملاً جدی است؟ لحن گفتار می‌تواند به شما کمک کند تا جواب این سوالات را بدهید. لحن‌های مختلف می‌توانند نشانه تردید یا نامطمئن بودن، عدم تمایل، تمایل، اطمینان، یا رضایتمندی باشند.

برخی از صداها هستند که در کنار اقدامات یا حرکات بصری، حس درونی ما را در شرایط موردنظر مخفی می‌کنند. برای مثال اگر دست‌هایمان را ناگهان جلو ببریم و آه عمیقی بکشیم، نشانه ناامیدی است. یا اگر چشم بچرخانیم و بالا را نگاه کنیم و بگوییم «اه» نشانه نارضایتی است، یا اگر چشم‌هایمان کاملاً باز شوند و نفسمان بریده‌بریده شود، نشان‌دهنده تعجب است. همگی این‌ها افکار و احساسات ما را منتقل می‌کنند، بدون آنکه نیازی به استفاده از کلمات باشد. درواقع احساسات را می‌توان به‌تنهایی و فقط با استفاده از صداها نیز نشان داد. با استفاده از صداها می‌توانیم درباره حالات طرف مقابل قضاوت کنیم، حتی بدون آنکه در یک اتاق مشترک باشیم.

 توجه به صداهای در جریان در محل کارتان به شما نشان می‌دهد که میزان رضایت کارمندان در چه حد است، و درنتیجه می‌توانید نارضایتی‌ها را قبل از آنکه مشکلات بیشتر شده و به‌صورت آشکار عنوان شوند، تشخیص دهید. اگر متوجه شدید کسی پشت سر هم خمیازه می‌کشد، آه می‌کشد، یا غرولند می‌کند، کاملاً مشخص است که خسته شده، ناامید و ناراحت است، یا ناراضی است، اما معمولاً این مسایل را به‌طور مستقیم به شما نمی‌گویند. برعکس، کسی که معمولاً می‌خندد، سوت می‌زند یا زیر لب آواز می‌خواند، احتمالاً خوشحال و راضی است. اطلاعاتی که از این طریق کسب می‌کنید به شما کمک می‌کند تا رفتارها و ارتباطات کلامی را متناسب با مخاطبان تنظیم کنید.

گوش دادن به سرنخ‌های صوتی می‌تواند هنگامی‌که جلوی مخاطبان سخنرانی می‌کنید نیز مفید باشد. آن‌ها نسبت به سخنرانی شما ممکن است با خنده، تشویق کردن، آه یا غرولند، واکنش نشان دهند. به همین ترتیب، زمانی که با کسی مذاکره می‌کنید و طرف مقابل مرتباً سرفه کرده یا گلویش را صاف می‌کند، این کار ممکن است نشانه ناراحتی او باشد، بدین معنا که او از روند مذاکره راضی نیست.

 

۷ـ مراقب تماس‌های فیزیکی باشید

اگر از تماس فیزیکی درست استفاده شود، می‌تواند مفاهیمی را منتقل کند که کلمات قادر به بیان آن نیستند. برای مثال، وقتی دست خود را روی بازوی کسی می‌گذارید، از او دعوت می‌کنید به شما اعتماد کند. وقتی از صمیم قلب پشت کسی می‌زنید، یعنی به او تبریک می‌گویید. وقتی بازوی خود را دور شانه‌های کسی می‌اندازید، می‌تواند نشانه آرامش و راحتی باشد. این‌گونه تماس‌های فیزیکی می‌توانند به‌طور موثری، درک متقابل میان دو طرف را امکان‌پذیر سازند. ولی کسی که تماس فیزیکی برقرار می‌کند باید مطمئن باشد که این روش برای طرف مقابل قابل‌قبول است. زیرا تماس فیزیکی گاهی ممکن است خصمانه یا حتی تهدیدآمیز به نظر برسد. به‌خصوص در محیط‌های کاری و حرفه‌ای، لازم است حریم شخصی افراد حفظ شود. باید از صمیمیت بیش‌ازاندازه در چنین محیط‌هایی خودداری نمود. در اینجا نیز رفتار متعارف در فرهنگ‌های مختلف، متفاوت است. بنابراین اگر در سطح بین‌المللی فعالیت می‌کنید، یا اعضای تیم شما ملیت‌های گوناگونی دارند، در این زمینه اطلاعات کافی کسب کنید تا از توهین‌ها و شرمساری‌های غیرضروری اجتناب کرده، و در موارد حادتر، به رفتارهایی همچون آزار و اذیت و زورگویی متهم نشوید.

دست دادن، نوعی رفتار فیزیکی است که در محیط کار، به‌خصوص در کشورهای غربی، بسیار متداول و پذیرفته‌شده است. شما می‌توانید از روی دست دادن افراد در مورد آن‌ها بسیار قضاوت کنید. هنگام دست دادن، واکنش افراد را زیر نظر بگیرید. آیا آن‌ها پیش‌قدم می‌شوند؟ آیا بلافاصله بعد از دست دادن، عقب می‌روند یا خم می‌شوند تا شما را تشویق به گفتگو کنند؟ آیا هم‌زمان، تماس چشمی هم برقرار می‌کنند یا ظاهراً از دست دادن با شما ناراحت هستند؟ چه مدت دست شما را در دستشان نگه می‌دارند؟ آیا دست شما را محکم می‌فشارند؟ دست دادن می‌تواند بلافاصله به شما بگوید احساس طرف مقابل درباره شما چیست. همچنین می‌توان بر اساس میزان اطمینان، صمیمیت و مشارکت افراد هنگام دست دادن، در مورد شخصیت آن‌ها نیز نکاتی را متوجه شد.

 

۸ـ مراقب ظاهر فیزیکی خود باشید

چه بخواهیم و چه نخواهیم، ظاهر فیزیکی، مخصوصاً در اولین برخورد، نقش مهمی در برداشت دیگران از ما دارد. لباس، مدل مو، جواهرات، تاتوها و سوراخ کردن گوش و بینی، همگی قبل از آنکه دهانمان را باز کنیم و حرف بزنیم، تاثیر خاص خود را می‌گذارند. هم‌زمان، مراقب باشید که در مورد دیگران، صرفاً از روی ظاهرشان قضاوت نکنید. اگر در شرکتی که کار می‌کنید، قوانین خاصی در مورد نوع پوشش وجود دارد، ممکن است آزادی کافی نداشته باشید تا شکل ظاهری و نوع لباستان را خودتان انتخاب کنید، ولی حتی در این مورد نیز باید سعی کنید همیشه حرفه‌ای و متناسب با محیط کار، به نظر برسید.

 

۹ـ به آنچه محیط کارتان در مورد شما نشان می‌دهد، فکر کنید

اگر در محیط کارتان، یک میز یا پارتیشن جداگانه به شما داده‌شده است، شیوه مدیریت این قسمت نیز نشان‌دهنده شخصیت و شیوه کار شماست. میزی که روی آن پر از ظروف غذا و لیوان‌های نشسته است، در مقایسه با میزی که تمیز است و حتی یک لکه روی آن نیست، پیام‌های متفاوتی را در مورد کسی که پشت آن میز می‌نشیند، به مخاطب منتقل می‌کند. به این فکر کنید که تاثیر شما روی مخاطب چگونه است، و هر بار که اقلام شخصی (نظیر جوایز دریافتی، عکس‌های خانوادگی، عروسک‌های پشمالو، جملات طنزآمیز، گل و گیاه و ...) را روی میز خود می‌گذارید، این مساله را در نظر داشته باشید.

اگر اتاق شما از دیگر اعضای تیمتان جداست، از اینکه همیشه در اتاق خود را ببندید، اجتناب کنید. بسته بودن در این پیام را به همکاران شما منتقل می‌کند که شما اجتماعی نیستید، نمی‌توانند با شما راحت باشند، و دوست دارید با حفظ فاصله خود با آن‌هایی که در سطح سازمانی پایین‌تری نسبت به شما قرار دارند، مقام و قدرت خود را حفظ کنید. درحالی‌که مدیری که در اتاقش را باز می‌گذارد، درواقع مشارکت و تعامل کارمندان را تشویق می‌کند، و به ایجاد فضایی باز برای همگان در شرکت کمک  می‌کند.

 

۱۰ـ بر اساس مشاهدات خود عمل کنید

توانایی پیش‌بینی واکنش افراد، یا توانایی فهمیدن احساسات افراد، مهارت ارزشمندی است که می‌تواند باعث شود شما شنونده بهتری باشید و بهتر ارتباط برقرار کنید. بنابراین ضروری است بر اساس مشاهدات خود عمل کنید، چرا که اگر به مشاهدات خود بی‌اعتنا باشید، فرصت را از دست خواهید داد و روابط شما ضعیف‌تر خواهد شد.

همچنین لازم است از برداشت خود در مورد زبان بدن دیگران، برای تنظیم سرنخ‌های صوتی و بصری خود استفاده کنید. آیا شیوه‌ایستادن، نشستن، لباس پوشیدن، دست دادن و دیگر حرکات بدن شما، تاثیر مطلوبی روی طرف مقابل می‌گذارند؟ با دقت بسیار زیاد، از این ابزارهای غیرکلامی قدرتمند استفاده کنید تا به‌جای پیام نادرست، پیام صحیح را انتقال دهید. به خاطر داشته باشید که همه ما ناخودآگاه عادت داریم زبان بدن طرف مقابل را تکرار کنیم. اگر از همان ابتدا رفتاری حاکی از صمیمیت، صداقت و آرامش داشته باشیم، شنونده نیز احساس آرامش می‌کند و به شیوه‌ای مثبت با ما ارتباط برقرار می‌سازد.

 

مدیران باید از موارد زیر اجتناب کنند:

  • صمیمیت و خودمانی شدن بیش‌ازاندازه در تماس‌های فیزیکی و حرکات بدن
  • تاثیر گذاری نادرست به دلیل داشتن ظاهر نامناسب
  • عدم توجه به سرنخ‌های بصری و صوتی
  • عدم درک اهمیت زبان بدن به‌عنوان یک ابزار ارتباطی