fa-IR
پانزده روش برای این که ایمیل‌های خود را حرفه‌ای‌تر بسازید.

پانزده روش برای این که ایمیل‌های خود را حرفه‌ای‌تر بسازید.

پانزده روش برای این که ایمیل‌های خود را حرفه‌ای‌تر بسازید.
آیا به دنبال یک شغل یا برقراری ارتباط با همکاران، مشتریان و یا ارباب‌رجوع‌ها هستید؟ شما باید قادر باشید ایمیل‌های مناسب‌تر و حرفه‌ای‌تری ارسال کنید.
از بازخوانی تا ساخت امضای مناسب برای ایمیل، هر مرحله‌ای برای نوشتن و ارسال یک ایمیل حرفه‌ای مهم است. یک اشتباه بزرگ در ایمیل می‌تواند به شغل و یا فرصت‌های کسب‌وکار شما هزینه زیادی وارد کند. پس برای ارسال ایمیل وقت بگذارید تا ایمیل متفکرانه با متنی بسیار خوب بنویسید و از طرفی دیگر افرادی که با آن‌ها کار می‌کنید را تحت تأثیر قرار دهید.

این روش‌ها را برای ارسال یک ایمیل حرفه‌ای به کار بگیرید:

به یاد داشته باشید زمانی که ایمیل را ارسال کردید هرکسی می‌تواند آن را بخواند.
قبل از فشار دادن دکمهٔ ارسال، همیشه از خودتان بپرسید: اگر این ایمیل در صفحه اول روزنامه قرار داده می‌شد مایهٔ افتخار شما بود؟ قبل از ارسال ایمیل به این فکر کنید که آن‌چه که در ایمیل شما نوشته شده است به‌راحتی می‌تواند با دیگران به اشتراک گذاشته شود.

امضای ایمیل را با جزئیات بیشتری بسازید.
امضای شما باید شامل تمام اطلاعات تماس شما باشد، مانند عنوان، نام شرکت، رسانه‌های اجتماعی و وب‌سایت‌ها، به‌طوری‌که افراد به کل این اطلاعات دسترسی داشته باشند. آن‌ها با استفاده از اطلاعات تماس شما در هر ایمیل دقیقاً می‌دانند که چگونه می‌توانند به وب‌سایت شما وارد شوند.

امضای تلفن همراه خود را با امضای ایمیل مطابقت دهید.
اگر از همان امضایی که در نسخهٔ ایمیل خود تنظیم کرده‌اید، برای ارسال ایمیل از تلفن همراه خود استفاده نکنید، ایمیل با امضای تلفن شما ارسال خواهد شد و این روشی قدیمی برای ارسال ایمیل است. تنظیم امضای مناسب بر روی دستگاه تلفن همراه شما تنها 10 یا 20 دقیقه زمان لازم دارد و بی‌نهایت بهتر از ارسال ایمیل با امضایی مانند «از آی‌فون من» است.

برای پاسخ‌هایی که اغلب اوقات استفاده می‌شوند قالب ایجاد کنید.
قبل از ارسال پاسخ‌ها کمی زمان بگذارید و آن‌ها را بر روی هارددیسک خود ذخیره کنید. این کار در زمان شما صرفه‌جویی می‌کند و بعدها نیازی نیست زیاد به جمله‌بندی فکر کنید. بسیاری از پاسخ‌های ایمیل حرفه‌ای می‌توانند از پیش نوشته شده باشند و برای شخصی‌سازی کمی بهینه‌سازی و به ایمیل اختصاصی برای پاسخ تبدیل شوند. روی سه ایمیل که بیشترین تعداد دریافت را دارند فکر کنید و برای هرکدام پاسخ از پیش نوشته شده داشته باشید.

از نشانه‌گذاری (bullet points) استفاده کنید.

یکی از بهترین راه‌ها برای ساخت ایمیل حرفه‌ای‌تر نشانه‌گذاری کردن موارد مهم در ایمیل است. افراد ترجیح می‌دهند این امکان را داشته باشند که به‌سرعت بتوانند یک ایمیل را به‌صورت خلاصه مرور کنند تا هدف از ارسال آن را درک کنند. با قرار دادن اطلاعات باکیفیت به همراه نشانه‌گذاری، ایمیل‌ها بسیار مؤثرتر و حرفه‌ای‌تر خواهند شد.
ایمیل شما باید واضح و کامل باشید.
فرض کنید که در حال نوشتن این ایمیل برای مادرتان هستید! اگر هر چیزی را در ایمیلتان بنویسید او پیام شما را درک نخواهد کرد. پس جزئیات بیشتری اضافه کنید تا زمانی که مطمئن شوید او می‌تواند پیام موردنظر شما را درک کند.

از یک رویکرد استفاده کنید.
استفاده از رویکرد ساده بهترین رویکرد برای نوشتن ایمیل است. بسیاری از اوقات، افراد چند سؤال را در یک ایمیل مطرح می‌کنند که باعث تأخیر در پاسخ ایمیل می‌شود. بهتر این است که در هر ایمیل تنها یک سؤال بپرسید یا یک رویکرد ساده را دنبال کنید. این کار به دو دلیل است: کمک می‌کند که خلاصه کردن ایمیل آسان‌تر شود و امکان پردازش بیشتری برای دریافت‌کننده ایمیل وجود خواهد داشت.

ویرایش را فراموش نکنید.
قبل از ارسال ایمیل آن را بخوانید. افکار خود را بنویسید نه غلط‌گیری آن‌ها قبل از این‌که دکمهٔ ارسال را فشار دهید.

زمان همه‌چیز است.
شما باید به رئیس، ارباب‌رجوع، همکار و یا چشم‌انداز پاسخ در همان روز پاسخ دهید در صورت دریافت ایمیل از دیگران نیز حتی اگر در همان زمان پاسخی مناسب و یا اطلاعات صحیح ندارید، به آن‌ها ایمیلی با این پیام ارسال کنید که «ایمیل شما را دریافت کرده‌ام» و برای پاسخ به آن‌ها زمان خاصی را مشخص کنید.

از آدرس ایمیل صحیح استفاده کنید.
به آدرس شخصی افراد ایمیل ارسال نکنید. از آدرس ایمیل شرکت آن‌ها استفاده کنید. مگر در مواردی که کسی با حساب ایمیل شخصی خود به شما ایمیل فرستاده باشد و یا این ایمیل بر روی کارت کسب‌وکار او درج شده باشد. این کار معادل تماس با منزل یک شخص برای بحث در مورد کسب‌وکار است و بسیاری از افراد نمی‌خواهند حساب‌های کاری و شخصی آن‌ها باهم هم‌پوشانی داشته باشد.

ایمیل دریافت‌کننده را در پایان کار وارد کنید.
در هر ایمیل، چه ایمیل کسب‌وکار و چه غیر آن، آدرس ایمیل دریافت‌کننده را در آخرین لحظه وارد کنید، دقیقاً قبل از ارسال ایمیل. به‌این‌ترتیب می‌توانید با اطمینان آنچه را که نوشته‌اید دوباره بخوانید و بدون هیچ‌گونه نگرانی در مورد ارسال تصادفی هرگونه تغییرات لازم را اعمال کنید.

مراقب لحن نوشتاری خود باشید.
بعضی کلمات می‌توانند محتوای ایمیل شما را بی‌روح جلوه دهند، بنابراین ضمن اینکه تلاش می‌کنید حرفه‌ای باقی بمانید، به یاد داشته باشید که نیاز به شخصیت بخشیدن و استفاده از زبان مناسب هم دارید تا لحن پیام شما به‌درستی نشان داده شود.

از خط موضوع ایمیل (subject line) خود عاقلانه استفاده کنید.
افراد ایمیل‌ها را بر اساس فرستندهٔ آن‌ها در اولویت قرار می‌دهند. مثلاً شما در ابتدا ایمیل رئیس خود را می‌خوانید و موضوع ایمیل، در اولویت دوم قرار دارد؛ اما برای ترغیب بیشتر مخاطبان خود می‌توانید با پیش‌بینی چگونگی واکنش آن‌ها به خط موضوع ایمیل خود با یک خط موضوع مناسب آن‌ها را به باز کردن ایمیلتان تشویق کنید.

مراحل بعدی خود را یادآور شوید.
به فعالیت‌های پی گیری بعد از ارسال ایمیل متعهد باشید و یک برنامهٔ مشخص و گام‌به‌گام در پاسخ به ایمیل داشته باشید و زمان در اختیار خود را برای انجام هر مرحله از این برنامه در نظر داشته باشید.

بدانید چه زمانی نباید ایمیل بفرستید.
نکات دقیق و ظریف در ایمیل به‌راحتی از دست می‌روند. اگر بحث ایمیل شما حساس است، تلفن را انتخاب کنید یا به‌جای آن یک گفتگوی ویدئویی یا جلسهٔ رودررو داشته باشید.