چک‌لیست: مذاکره موثر

در لحظه شروع استارت‌آپ‌تان در حال مذاکره و بحث با افراد زیادی هستید. بخش زیادی از وقت شما صرف متقاعدسازی مشتریان، شرکت‌ها و سرمایه‌گذاران می‌شود. در این شرایط، یادگیری هنر مذاکره می‌تواند بیشترین فایده را برای شما و دیگر اعضای تیم کسب‌وکارتان داشته باشد. یک مذاکره خوب مراحل و گام‌های خاص خود را دارد و می‌توانید با یادگیری این اصول و تاکتیک‌های مختلف، جریان مذاکره را به نفع خودتان تغییر دهید.

با استفاده از چک‌لیست پیش رو می‌توانید تمامی مراحل و نکات مهم در مذاکره را مدنظر قرار دهید و مذاکره­ای اصولی را برنامه­‌ریزی کنید. در این چک‌لیست تمامی مراحل ضروری موردنیاز برای هر نوع مذاکره‌ای را در سه بخش مشخص کرده‌ایم.

 

۱-موارد قبل از انجام مذاکره 

  • مشخص کنید قرار است به‌تنهایی مذاکره کنید یا عضوی از یک گروه مذاکره‌کننده خواهید بود. 
  • در خصوص محل انجام مذاکره اطلاعات لازم را کسب کنید. 
  • مشخص کنید نحوه انجام مذاکره چگونه خواهد بود. مذاکره می‌تواند به شکل نوشتاری (نامه یا پست الکترونیکی)، از طریق تلفن، یا به‌صورت حضوری در یک جلسه یا چند جلسه انجام شود.
  • مشخص کنید هدف شما از مذاکره چیست.
  • مشخص کنید موضوع محوری و اصلی مذاکره چیست.
  • درباره فرهنگ طرف مقابل و شیوه‌های مذاکره با او، مطالعه کنید(بدون آمادگی وارد مذاکره نشوید). 
  • نقاط قوت و ضعف طرف مقابل را شناسایی و ارزیابی کنید. 
  • نیازهای خودتان را مشخص کنید. 
  • منافع خود را مشخص کنید.
  • جایگاه خود (شامل: اهداف، نتایج مطلوب و حداقل موافقت‌نامه‌ای که می‌توانید بپذیرید) را مشخص کنید.
  • مشخص کنید می‌خواهید چه رابطه‌ای با طرف مقابل ایجاد کنید.
  • مشخص کنید چگونه می‌خواهید اعتمادسازی کنید(برای این منظور برنامه‌ریزی کنید).
  • استراتژی مذاکره و برنامه اجرایی خود را طراحی کنید. استراتژی‌های مذاکره را بر مبنای فرضیات طراحی نکنید. به یاد داشته باشید که موفقیت در مذاکره شامل ۸۰ درصد آمادگی و ۲۰ درصد تعامل است). (حتماً ماتریس استراتژی‌های مذاکره را مطالعه کنید)
  • امتیازاتی که ممکن است مطرح شود را پیش‌بینی کنید.
  • بیشترین و کمترین محدوده امتیازات را مشخص کنید(بهترین و بدترین نتیجه ممکن را مشخص کنید).
  • مواردی که قابل‌مذاکره هستند را تعیین کنید.
  • مواردی که قابل‌مذاکره نیستند را تعیین کنید (بایدها و نبایدهای مذاکره را حتماً بدانید) .
  • پیشنهاد‌های مورد انتظار از طرف مقابل را حدس بزنید.
  • پیشنهاد مقدماتی در مذاکره را مشخص کنید.
  • سعی کنید روند مذاکره را پیش‌­بینی کنید.

 

۲-موارد حین انجام مذاکره

در حین جلسه دو توانایی می‌تواند به‌خوبی در روند مذاکره کمک کند. یکی قدرت متقاعدسازی است. این یک هنر است که به‌مرور زمان باید در خود تقویت کنید. دیگری آشنایی با زبان بدن و توانایی مذاکره به کمک اطلاعاتی است که از زبان بدن طرف مقابل در طول جلسه دریافت می‌کنید. باید با ترفندهای زبان بدن آشنا باشید و بتوانید زبان بدن طرف مقابل را بخوانید.

  • اطلاعاتی را که دستیابی به منافع را نزدیک می‌­کند و در مراحل بعدی مذاکره موردنیاز است، به اشتراک بگذارید.
  • هم‌زمان با به اشتراک گذاشتن اطلاعات سعی کنید علایق مشترک را پیدا کنید.
  • سعی کنید به‌طرف مقابل نزدیک‌تر شوید و اعتماد او را جلب کنید.
  • به چهار سؤال زیر پاسخ دهید تا اطمینان حاصل کنید تبادل اطلاعات کار درستی است:
  • اعتماد: آیا آن­ها صادق و قابل‌اعتماد هستند؟
  •   صلاحیت: آیا آن‌ها اعتبار و توانایی کافی برای مشارکت را دارند؟
  • دوست داشتن: آیا می­‌توانید باهم کارکنید؟
  • تعدیل منافع: آیا منافع شما با منافع آن­ها هماهنگ است؟
  • با توجه به ۴ سوال بالا بررسی کنید که آیا ارزیابی شما از روند مذاکره مثبت است یا نه. اگر ارزیابی مثبت است به روند مذاکره ادامه دهید و اگر ارزیابی شما منفی است باید اطلاعات خود را بااحتیاط در جلسه مطرح کنید و ترجیحاً اطلاعات کلیدی از کسب‌وکارتان را در جلسه نگویید.
  • ضمن کنترل احساسات خود، اهداف و منافع خود را به یادآورید.
  • پیشنهاد‌های خود را مطرح کنید(در مراحل اولیه مذاکره˓ از دادن امتیازات کم‌ارزش به‌طرف مقابل دریغ نکنید تا بتوانید در گام‌های بعد پیش‌قدم باشید).
  • اجازه دهید طرف مقابل نیز پیشنهادهای خود را مطرح کند. 

نکات زیر را مدنظر قرار دهید:

  • مسائل شخصی را از روند مذاکره دور کرده و فقط روی مشکل تمرکز کنید.
  • طرف مقابل را دست‌کم نگیرید.
  • از تصمیم‌گیری شتاب‌زده اجتناب کنید.
  • در مراحل اولیه مذاکره زیاد امتیاز ندهید.
  • در مراحل اولیه مذاکره، پیشنهادی را سریع و بدون بحث کافی نپذیرید.
  • هیچ پیشنهادی را بدون پرسش در مورد آن رد نکنید.
  • بر مبنای فرضیات پیش نروید.
  • تا زمانی که همه اجزای یک پیشنهاد موردبحث قرار نگرفته است، درباره آن توافق نکنید.
  • استدلال‌های خود را برای رد یک پیشنهاد یا تقاضا شرح دهید.
  • سعی کنید طرف مقابل را متقاعد کنید.
  • با توجه به استراتژی‌ها و تاکتیک‌هایی که در مرحله اول مذاکره طراحی کردید، تقاضاهای دقایق آخر را در جلسه پیش‌بینی کنید.
  • درباره دستور جلسه به توافق برسید و محدودیت‌های زمانی را شناسایی کنید.
  • به اعتراضات و ایرادات طرف مقابل گوش دهید و از آن‌ها دلیل مخالفتشان را بپرسید.
  • بر منافعی که در اثر پذیرش پیشنهاد شما به‌طرف مقابل می‌رسد، تأکید کنید.
  • در طی جلسه مذاکره یادداشت‌برداری کنید.
  • پیشنهاد آخرتان را با اعتمادبه‌نفس بیان کنید چراکه تأثیر مثبتی در طرف مقابل شما دارد.
  • پیش‌نویس توافق را بررسی کرده و بعد از روشن کردن نکات غیرواضح آن را امضا کنید.
  • در صورت کافی بودن بحث˓  طرف مقابل را به اتمام مذاکره، جمع‌بندی و نتیجه‌گیری تشویق کنید. ممکن است وی با نحوه و زمان اتمام جلسه آشنایی نداشته باشد.

به انتهای مذاکره به‌عنوان بخشی جدا از مذاکره نگاه نکنید و نکات زیر را مدنظر قرار دهید:

  • برای اتمام مذاکره عجله نداشته باشید.
  • هنگام اتمام مذاکره خیلی احساساتی عمل نکنید.
  • هنگامی‌که در موضوعات کوچک به بن‌بست می‌رسید از نگاه به هدف اصلی غافل نشوید.
  • انعطاف‌پذیری را به‌عنوان قلب اتمام مذاکره فراموش نکنید.
  • درصورتی‌که به نتایج مورد انتظار نرسیدید برای مذاکره بعدی پیشنهاد دهید.

 

۳- موارد پس از انجام مذاکره

  • در اولین فرصت توافق‌ها را به‌صورت مکتوب درآورید.
  • تعهدهایی را که پذیرفته‌­اید به‌سرعت پیگیری کنید. هرگز از پیگیری‌های بعد از جلسه مذاکره غافل نشوید.


 

منابع و مأخذ:

  • فیشر. راجرز، یوری. ویلیام، (۱۳۹۵)، «اصول و فنون مذاکره»، ترجمه: مسعود حیدری، انتشارات: سازمان مدیریت صنعتی.
  • تامپسون. لی، (۱۳۹۵)، «۵۳ اصل مذاکره»، ترجمه: محمدرضا شعبانعلی - آرش قبایی، انتشارات: آگاه.

http://www.managementstudyhq.com/characteristics-and-steps-of-negotiation-process.html

http://www.managementstudyhq.com/approaches-to-negotiation.html

http://www.dawsonjenner.com/the-5-phases-of-a-successful-negotiation

https://www.watershedassociates.com/learning-center-item/negotiation-stages-introduction.html

https://www.business.qld.gov.au/running-business/marketing-sales/managing-relationships/negotiating/process

https://www.gsb.stanford.edu/insights/margaret-neale-five-steps-better-negotiating

https://www.bdc.ca/en/articles-tools/entrepreneurial-skills/be-effective-leader/pages/negotiation-skills-art-mastered.aspx

https://www.researchgate.net/publication/247273940_The_negotiation_checklist

http://www.forbes.com/sites/morraaaronsmele/2016/12/20/whats-your-negotiating-checklist/#3a6819f43a98

http://study.com/academy/lesson/what-is-negotiation-the-five-steps-of-the-negotiation-process.html