fa-IR
منشور تیم (قسمت دوم)
آماده کردن تیم برای یک شروع بی‌نظیر

منشور تیم (قسمت دوم)

منشور تیم، سندی است که هدف تیم را تعریف کرده و مشخص می‌کند عملکرد تیم چگونه خواهد بود و چه نتایجی مورد انتظار هستند. این منشور، مانند «نقشه راهی» است که تیم و اسپانسرهای آن، در ابتدای این سفر طراحی می‌کنند تا مطمئن شوند تمامی افراد دست‌اندرکار، به‌طور شفاف می‌دانند که به سمت چه مقصدی درحرکت هستند، و هنگامی‌که مشکلی پیش آید آن‌ها را راهنمایی کنند. برای آنکه قدم اولی که تیم برمی‌دارد قدم درستی باشد، منشور تیم باید زمانی طراحی شود که تیم شکل می‌گیرد. در این صورت می‌توان مطمئن شد که همه از همان ابتدا روی روش درست متمرکز هستند. همچنین، زمانی که تیم دچار دردسر شده، و نیاز به مشاهده دوباره یک «تصویر بزرگ‌تر» است، طراحی منشور تیم می‌تواند مفید واقع شود.

در ادامه به قسمت دوم مقاله «منشور تیم» توجه کنید. (قسمت اول این مقاله را می‌توانید اینجا مشاهده کنید)

 

۴- قدرت و توانمندسازی

بعد از تعریف نقش‌ها، باید مشخص کنید اعضای تیم برای تحقق رسالت تیم، چه‌کارهایی می‌توانند انجام دهند و چه‌کارهایی را نمی‌توانند انجام دهند.

  • اعضای تیم، برای تحقق رسالت تیم، چه مقدار زمان باید اختصاص دهند، و اولویت فعالیت‌های تیم در رابطه با دیگر فعالیت‌های جاری چیست؟
  • تناقض میان وظایف روزانه اعضا و رسالت تیم، چگونه باید حل‌وفصل شود؟
  • بودجه موجود ازنظر پول و زمان چگونه است؟
  • آیا تیم می‌تواند اعضای جدیدی را استخدام کند؟
  • تیم چه‌کاری را می‌تواند انجام دهد؟ چه‌کاری را نمی‌تواند انجام دهد؟ و برای انجام چه‌کاری به تائید و اجازه قبلی نیاز دارد؟

 

مثال:

سالی، به‌عنوان رهبر تیم، این قدرت را دارد که کار تیم را هدایت و کنترل کند، و اعضای تیم به‌طور تمام‌وقت در تمام طول مدت پروژه، فعالیت خواهند کرد.

 

۵- دسترسی به منابع و پشتیبانی

در این بخش، منابع موجود در اختیار تیم برای تحقق اهداف مشخص می‌شوند. این منابع، بودجه، زمان، تجهیزات و کارکنان را شامل می‌شوند. در کنار ارزیابی عملکرد، تغییرات منابع نیز باید به‌طور منظم مورد نظارت و پایش قرار گیرد. در این بخش، چگونگی پشتیبانی به شکل آموزش و مشاوره برای کمک به اعضای تیم در انجام وظایفشان نیز مشخص می‌شود.

  

مثال:

بودجه‌ای معادل ۷۵٫۰۰۰ دلار برای پرداخت هزینه سفرها و اقامت در کشورها در نظر گرفته‌شده است. با این رقم، هزینه سفر برای دو نفر از اعضای تیم جهت مصاحبه با مدیران ارشد در کشورهای اصلی پوشش داده می‌شود. مصاحبه‌های دیگر از طریق تلکنفرانس انجام خواهند شد. مدیرعامل هر دوشنبه ساعت ۴:۳۰ بعدازظهر، به‌منظور به‌روزرسانی روند پیشرفت و ارائه مشاوره و پشتیبانی، با سالی ویکرز تشکیل جلسه خواهد داد.

  

۶- عملیات

در این قسمت مشخص می‌شود که عملیات روزانه تیم چگونه خواهد بود. این قسمت، بسته به شرایط می‌تواند کلی یا جزئی نوشته شود و ممکن است برای تیم‌های طولانی‌مدت، جامع و مفصل نوشته شود و برای تیم‌های کوتاه‌مدت در حد چند نکته کلیدی باشد.

 

مثال: جلسات تیمی

  • اولین جلسه تیم روز دوشنبه، ۲۸ فوریه، ساعت ۲ بعدازظهر خواهد بود.
  • در تمام طول پروژه، اعضای تیم هر دوشنبه ساعت ۲ تا ۳ بعدازظهر جلسه خواهند داشت.
  • از تک‌تک اعضا انتظار می‌رود تا یک گزارش وضعیت کوتاه در مورد بخشی که روی آن کار می‌کنند ارائه دهند.
  • اگر یکی از اعضا نتواند در جلسه حضورداشته باشد، باید یادداشتی برای رهبر تیم ارسال کرده و فرد دیگری را منسوب کند تا گزارش وضعیت را ارائه داده و وظایف بعدی را به او منتقل کند.
  • جیم خلاصه‌ای از تک‌تک جلسات را تهیه خواهد کرد و تا صبح روز بعد از جلسه برای تمامی اعضا ارسال خواهد کرد.

  

۷- مذاکره و توافق

منشور مناسب منشوری است که به‌طور طبیعی از طریق فرایند مذاکره، تدوین شود. مشتری تیم، زمینه و رسالت را مشخص می‌کند. سپس اهداف، ترکیب، نقش‌ها، مرزها و منابع، به‌طور ایده آل باید از طریق مذاکره بین اسپانسر، رهبر تیم، اعضای تیم و سایر ذی‌نفعان، مشخص شوند.

 

نکته:

ما در اینجا از کلمه «مذاکره» استفاده کرده‌ایم، هرچند که ممکن است روند کار این‌گونه نباشد. برای موفقیت در این مرحله، سه مسئله کلیدی وجود دارد:

  • گفتگو با اعضای تیم و رهبر تیم برای اطمینان از اینکه رسالت تیم و منشور تیم معتبر هستند.
  • مذاکره صریح میان اسپانسر و رهبر تیم برای اطمینان از اینکه رسالت تیم قابل‌دستیابی است، و منابع کافی مستقر هستند.
  • پشتیبانی از سوی اسپانسر برای اطمینان از اینکه این منابع واقعاً در اختیار تیم قرار می‌گیرند.

 

اگرچه به نظر می‌رسد این گفتگوها، گفتگوهایی مؤدبانه بین روسا و کارمندان است، اما مذاکره درواقع به شکلی کاملاً طبیعی صورت می‌گیرد. درنهایت لازم است تیم باور داشته باشد که رسالت آن قابل‌دستیابی است، و نسبت به آن احساس تعهد کند.

نکته آخر، اینکه در این مرحله، تمامی اعضای تیم منشور را امضا می‌کنند و خود را نسبت به اصول آن و نقش‌ها و مسئولیت‌هایی که در آن مشخص‌شده، متعهد می‌سازند. این، یک اقدام نمادین است که تعهد کامل نسبت به رسالت و اهداف تیم را نشان می‌دهد و به مسئولیت‌پذیری در قبال یکدیگر و سازمان، کمک می‌کند.

 

نکات کلیدی

وقتی در ابتدای پروژه، مذاکره در مورد منشور تیم انجام می‌شود، حرکت به‌سوی موفقیت آغاز می‌شود. چرا که مطمئن می‌شود همه می‌دانند دلیل اجرای پروژه چیست، اهداف و معیارهای موفقیت کدم‌اند، چه کسی چه‌کاری را انجام می‌دهد و از چه منابعی استفاده می‌کند. علاوه بر این، با مذاکره صریح در مورد منشور، تمامی طرف‌ها می‌توانند در شکل‌گیری پروژه سهیم باشند تا شانس موفقیت آن افزایش پیدا کند. بدین ترتیب آن‌ها از صمیم قلب نسبت به پروژه احساس تعهد خواهند کرد.

مذاکره در مورد منشور تیم، به‌عنوان راهی برای مشخص کردن تیم‌های ناکارآمد نیز می‌تواند مفید باشد. بدین ترتیب می‌توان اهداف کوتاه‌مدت را تائید کرد، اهداف بلندمدت را سازمان‌دهی و موردتوافق قرار داد، نقش‌ها را مشخص کرد، و منابع را دوباره تخصیص داد. درنهایت، بعد از مذاکره عادلانه، می‌توان از افراد خواست تا نسبت به منشور تیم متعهد شوند، تا بتوان آن را به‌طور صحیح مدیریت کرد.