fa-IR
منشور تیم (قسمت اول)
آماده کردن تیم برای یک شروع بی‌نظیر

منشور تیم (قسمت اول)

آیا تیم شما می‌داند مقصدش کجاست؟

کار کردن در قالب تیم، تجربه بی‌نظیری است، البته به شرطی که اعضای تیم با یکدیگر به‌خوبی کار کنند. اما اگر هر یک از آن‌ها به یک سمت حرکت کند، اوضاع تأسف باری ایجاد می‌شود. بدتر آنکه اگر سازوکاری برای هدایت آن‌ها وجود نداشته باشد، ممکن است تیم‌ها روی اهداف نادرستی تمرکز کنند، نتوانند به‌خوبی از منابع استفاده کنند، به دلیل اختلافات درون تیمی، که می‌شد از آن اجتناب کرد، متلاشی شوند و درنهایت شکست بخورند و این عواقب وخیمی برای کل سازمان به دنبال دارد.

منشور تیم، سندی است که هدف تیم را تعریف کرده و مشخص می‌کند عملکرد تیم چگونه خواهد بود و چه نتایجی مورد انتظار هستند. این منشور، مانند «نقشه راهی» است که تیم و اسپانسرهای آن، در ابتدای این سفر طراحی می‌کنند تا مطمئن شوند تمامی افراد دست‌اندرکار، به‌طور شفاف می‌دانند که به سمت چه مقصدی درحرکت هستند، و هنگامی‌که مشکلی پیش آید آن‌ها را راهنمایی کنند. برای آنکه قدم اولی که تیم برمی‌دارد قدم درستی باشد، منشور تیم باید زمانی طراحی شود که تیم شکل می‌گیرد. در این صورت می‌توان مطمئن شد که همه از همان ابتدا روی روش درست متمرکز هستند. همچنین، زمانی که تیم دچار دردسر شده، و نیاز به مشاهده دوباره یک «تصویر بزرگ‌تر» است، طراحی منشور تیم می‌تواند مفید واقع شود.

 

نکته:

در شروع پروژه، همه افراد هیجان و انگیزه دارند و مشتاق هستند بلافاصله کار را شروع کرده و وسوسه می‌شوند که به‌سرعت دست‌به‌کار شوند. ولی «شکست در برنامه‌ریزی، یعنی برنامه‌ریزی برای شکست!». شکست در تعیین اهداف شفاف نیز می‌تواند به شکست کامل پروژه منتهی شود. درحالی‌که اگر برای طراحی منشور تیم، و توافق بر سر آن، زمان کافی اختصاص داده شود، با پیشرفت پروژه، نتیجه مثبت این کار بارها و بارها مشاهده می‌شود و درواقع، زمان صرف شده جبران خواهد شد.

به‌طور خاص، منشور تیم، فرایند شکل‌گیری، طوفان (فکری)، هنجار سازی و عملکرد را سرعت می‌بخشد و درنتیجه، سرعت اثربخشی تیم نیز افزایش می‌یابد.

 فرمت دقیق منشور تیم در شرایط مختلف و در تیم‌های مختلف، متفاوت است. اگرچه این منشور می‌تواند شکل‌های متعددی داشته باشد، اما ارزش آن بیشتر به تفکر و توافق در زمینه چند عنصر بستگی دارد. لازم است عناصر زیر را با توجه به شرایط تیم خودتان، تعدیل کنید:

۱ـ زمینه

۲ـ اهداف و رسالت

۳ـ ترکیب و نقش‌ها

۴ـ قدرت عمل و مرزها

۵ـ منابع و پشتیبانی

۶ـ عملیات

۷ـ مذاکره و توافق

 

۱ـ زمینه

زمینه، مقدمه منشور تیم است و مشخص می‌کند که چرا تیم شکل‌گرفته است، سعی در حل چه مسئله‌ای دارد، این مسئله چه تناسبی با اهداف کلی سازمان دارد، و پیامدهای عدم رسیدگی به این مسئله چیست.

  • به چه مسئله‌ای قرار است رسیدگی شود؟
  • چه نتایج یا دستاوردهایی مورد  انتظار است؟
  • دلیل اهمیت آن چیست؟

 

مثال

تیمی برای افزایش همکاری و انسجام میان واحدهای تجاری یک شرکت چندملیتی در کشورهای مختلف شکل‌گرفته است.

سابقه عدم همکاری میان واحدهای تجاری، باعث شده است که این واحدها درنهایت، بخش‌های متفاوتی از پرتفولیوی محصول شرکت را عرضه کنند. بدین ترتیب توانایی شرکت برای دستیابی به‌صرفه جویی ناشی از مقیاس در تولید کاهش‌یافته است، و بودجه R&D شرکت نیز در حوزه‌های مختلف اتلاف شده است. این‌ها دلایل اصلی هستند که نشان می‌دهند چرا این شرکت در برابر رقبا شکست‌خورده است.

 

۲-اهداف و رسالت

این بخش از منشور، به‌منزله قلب منشور است. با تعریف کردن رسالت تیم، اعضای تیم می‌دانند که هدفشان چیست. اگر رسالت شفافی وجود نداشته باشد، ممکن است افراد، بدون توجه به هدف کلی، به‌طور مستقل اهداف خودشان را دنبال کنند.

 

مثال:

 هدف این تیم، توسعه طرحی است که انسجام میان واحدهای تجاری را در کشورهای مختلف افزایش دهد تا ظرف سه سال، آن‌ها طیف یکسانی از محصولات را عرضه کنند.

 مرحله بعدی این است که رسالت تیم به اهداف کوتاه‌مدت و بلندمدت قابل ارزیابی تبدیل شود. این اهداف، نقاط عطف مهمی هستند که تیم را در مسیر خود نگه می‌دارند.

هنگام نگارش اهداف اصلی و فرعی، می‌توانید از چارچوب SMART استفاده کنید (که مخفف کلمات Specific, Measurable, Attainable, Relevant, and Time-bound است؛ یعنی خاص، قابل ارزیابی، قابل‌دستیابی، مرتبط و زمان‌بندی‌شده.) کلید موفقیت در اینجا این است که مطمئن شوید تک‌تک اهداف قابل ارزیابی هستند تا بتوانید موفقیت را مورد پایش قرار دهید.

 

نمونه اهداف

  • مصاحبه با مدیران تولید و مدیران کشورهای مختلف تا مشخص شود چرا این کشورها با یکدیگر همکاری ندارند. نظرسنجی‌ها باید تا ۳۱ مارس تکمیل‌شده و برای مدیرعامل ارسال شوند.
  • آماده‌سازی پیش‌نویس اولیه پروپوزال و ارائه آن به مدیرعامل تا ۱۵ آوریل.
  • اصلاح پروپوزال، و ارائه آن در جلسه منطقه‌ای مدیران در ۲۵ آوریل.
  • ارائه فهرست هزینه‌های طرح به مدیرعامل تا ۱۵ می.

 

 

۳- ترکیب و نقش‌ها

تیم‌ها زمانی اثربخش‌تر هستند که:

  • اعضای آن‌ها از مهارت‌ها و تجربیات لازم برای انجام کار برخوردار باشند.
  • اعضای آن‌ها با طیفی از پیشینه‌های مختلف، بتوانند رویکردها و تجربیات خود را به تیم انتقال دهند.
  • اعضای کافی برای انجام کار داشته باشند، اما تعداد آن‌ها آن‌قدر زیاد نباشد که مانع از برقراری ارتباط شود (هفت نفر، رقم ایده آلی است).
  • نمایندگانی از بخش‌ها، ادارات، واحدها، و دیگر ذی‌نفعان دست‌اندرکار (و در صورت امکان، مدیریت ارشد و نمایندگان مشتریان) در تیم حضورداشته باشند.

 

برای تعیین اینکه چه اعضایی در تیم موردنیاز هستند، بر مبنای اهداف و رسالت تیم تصمیم بگیرید تا مطمئن شوید تمامی اهداف قابل‌دستیابی هستند. بعدازآنکه مشخص کردید چه افرادی باید در تیم حضورداشته باشند، لازم است مشخص کنید هر یک از افراد برای پشتیبانی از تیم در رسیدن به رسالت تعیین‌شده، چه‌کاری باید انجام دهد. اگرچه این کار در ابتدای شکل‌گیری تیم کار بسیار دشواری به نظر می‌رسد، اما قطعاً برای شما مفید خواهد بود.

  • بین اعضای تیم و نقش‌ها، تناسب برقرار کنید.
  • شکاف‌های موجود در مهارت‌ها و توانایی‌های لازم برای دستیابی تیم به اهدافش را شناسایی کنید.

 

بهترین راه برای این کار، این است که فهرستی از اعضای تیم تهیه، و نقش‌ها و مسئولیت‌های هر یک را تعریف کنید.

  • رهبر تیم چه کسی خواهد بود؟
  • رابط بین تیم و ذی‌نفعان دیگر کیست؟
  • مسئول وظایف و دستاوردهای تیم چه کسی است؟

 

مثال:

این تیم از نمایندگان ارشد چهار منطقه بین‌المللی، بخش منابع انسانی، اداره سیستم‌های اطلاعاتی، کمیته ساختار سازمان، و بخش مالی، تشکیل خواهد شد. طیف مهارت‌ها و دانش این اعضا به تیم امکان خواهد داد تا مسائل مربوط به تک‌تک کشورها را درک کنند، و راه‌حل‌هایی را برای مسائل حل‌نشده ارائه دهند.

سالی ویکرز، رهبر تیم خواهد بود. مسئولیت‌های او عبارت‌اند از:

  • حصول اطمینان از اجرا و رعایت منشور تیم
  • مدیریت عملیات روزانه تیم و دستاوردهای تیم
  • مدیریت بودجه
  • پشتیبانی و کمک به تک‌تک اعضای تیم
  • ارائه گزارش وضعیت هفتگی به مدیرعامل