fa-IR
هشت راز افراد باهوش در مورد مدیریت زمان

هشت راز افراد باهوش در مورد مدیریت زمان

۱-  زمان را نمی‌توانید مدیریت کنید بلکه تنها خودتان را می‌توانید مدیریت کنید.
هر روز ۲۴ ساعت است و مسلماً نمی‌توانید آن‌را تغییر دهید. تا زمانی که بر مدیریت زمان تمرکز کنید، این واقعیت که چگونه باید خودتان را مدیریت کنید را نادیده می‌گیرید.

۲- «کارهای زیاد برای انجام» و «زمان ناکافی»، جملاتی فریبنده هستند.
هر بار که این جملات را تکرار می‌کنید، در واقع از مدیریت خودتان عقب می‌مانید و عوامل خارج از کنترل خود را سرزنش می‌کنید. «کارهای زیادی برای انجام دارم!» و «زمان کافی وجود ندراد!» از گفتن از کلمات پرهیز کنید.

۳- اولویت‌های بسیار زیاد به معنای نداشتن اولویت است.
نمی‌توانید الویت‌های زیادی داشته باشید. براساس تعاریف، اولویت‌ها تعداد کمی از وظایف اصلی هستند که ارزش توجه بالاتری نسبت به بقیه دارند. اگر اولویت‌های زیادی دارید پس به هیچکدام از آن‌ها نخواهید رسید. شما باید در هر زمان، چند اولویت اصلی خود را مشخص کنید.

۴- هرچقدر اولویت‌های بیشتری داشته باشید تعداد کمتری از آن‌ها را می‌توانید انجام دهید.
اگر ۲ تا ۳ اولویت اصلی داشته باشید، ۲ تا ۳ وظیفه را تکمیل خواهید کرد. اگر ۴ الی ۱۰ اولویت داشته باشید، ۱ یا ۲ تا از آن‌ها را انجام می‌دهید. اگر بیشتر از 10 اولویت داشته باشید هیچ کدام از آن‌ها را نمی‌توانید کامل کنید. با بیشتر شدن اولویت‌ها در لیست مورد نظرتان، زمان بیشتری را صرف ناقص انجام دادن آن‌ها می‌کنید که منجر به پریدن از یک کار به کار دیگر شده و نمی‌توانید هیچ کاری را کامل انجام دهید.

۵- برای فعالیت‌های لیست انجام کارتان (to do)، برآورد زمانی داشته باشید.
همه کارهایی که باید انجام دهید را در لیست آورده و سپس سعی کنید زمان مورد نیاز انجام همه آن‌ها را برآورد کنید. نگران این نباشید که از زمان برآورد شده برای فعالیتی تخطی کنید. با وجود این تخطی‌ها نیز در نهایت متوجه خواهید شد که نسبت به مواقعی که برای کارهایتان زمانی برآورد نکرده‌اید سریع‌تر و متمرکزتر شده‌اید.

۶- هرچقدر هم لیست شما طولانی باشد باز ناقص باشد. در مورد این موارد فکر کنید. آیا زمان کافی برای جلسات، بررسی ایمیل‌ها و تماس‌های تلفنی؟ پرسیدن سؤال از مشتریان و کارکنان؟ خوابیدن، غذا خوردن، ورزش، استراحت و تماس با مادرتان؟ زمان صرف شده برای جستجو در مورد مشتری، اصلاح تاریخ انقضا کارت اعتباری و نشستن در سالن انتظار و هر چیز دیگری را دارید؟ اکنون به این فکر کنید که صرف این همه زمان برای انجام این کارها چگونه به نظر می‌رسد؟ با این واقعیت مواجه شوید و بدانید که ساعت‌های زیادی در طول یک روز وجود ندارد و کارهای متفرقه بیشتر این زمان را به خود اختصاص می‌دهد. پس سعی کنید اولویت کارهایتان را مشخص کرده و ابتدا برای تکمیل آن‌ها زمان صرف کنید و سپس به کارهای دیگر خود بپردازید.
۷- این واقعیت را بپذیرید که همه کارها را نمی‌توانید به طور کامل انجام دهید.
تا زمانی که شما این باور را داشته باشید که باید همه کارها را انجام دهید فردی ناامید و با تاثیرگذاری پایین خواهید بود و تا زمانی که همه چیز را انکار کنید از تصمیم گیری‌های دشوار در مورد اولویت‌هایتان اجتناب خواهید کرد.

۸- از شش راه مقابله با کارهای اضافی، اکثر مردم راهی را انتخاب می‌کنند که اثرگذار نیست.
در اینجا ۶ راه برای مدیریت کارهای زیاد وجود دارد. ۵ راه نخست مؤثر هستند ولی متاسفانه اکثر مردم ششمین راه را انتخاب می‌کنند.
 

  • انجام هرچه بیشتر کارها: این گزینه تصوری آرزومندانه و واهی است مگر اینکه شما راهی سریع و جدید برای انجام کارهای اضافی خود پیدا کنید که تفاوت قابل سنجشی ایجاد کند. نمی‌توانید زمان قابل توجهی برای انجام منظم تر و سریع تر کارها ذخیره کنید.
  • به تعویق انداختن: برخی از کارها را می‌توانید بعداً انجام دهید. انجام آن‌ها را به بعد موکول کنید.
  • به انجام بعضی کارها در حد خوب کفایت کنید: قرار نیست همه کارهایتان را عالی و کامل انجام دهید. گاهی اوقات انجام بعضی کارها در حد خوب کفایت می‌کند. قبل از شروع هر کاری این سؤال را همیشه از خودتان بپرسید که این کار تا چه حد باید خوب صورت گیرد؟
  • نادیده گرفتن: برخی کارها لازم نیست انجام شوند. این کارها به خاطر عادات قدیمی، اجبار، فعالیت‌های مورد علاقه، ایده‌های نامحدود و ... فهرست شما را پر می‌کنند. باید این کارها را نادیده بگیرید.
  • برون سپاری. اکثر مردم در حال انجام کارهایی هستند که جز اولویت‌های اول کاری آن‌ها نیست. می‌توان انجام این نوع کارها را به افراد دیگری واگذار کرد.
  • بی‌توجهی به انتخاب یکی از موارد بالا: این گزینه بی‌اثرترین و رایج‌ترین روش مقابله با انجام کارهای بیش از حد است. شما ۵ گزینه خوب دارید که آن‌ها نیازمند تصمیمی آگاهانه هستند. چه اتفاقی می‌افتد که شما گزینه ۶ را انتخاب می‌کنید؟ بنابراین نادیده گرفتن 5 گزینه بالا تصمیمی آگاهانه نیست و باید دقت کنید از آن‌ها غافل نشوید.