ارتباطات نوشتاری (Written Communication)

نسخه صوتی را گوش دهید ۱۳.۹۹MB

گاهی اوقات لازم است با سرمایه‌گذاران، رقبا، شرکا و افراد دیگر، ارتباط نوشتاری یا نامه‌نگاری داشته باشید. یکی از مواردی که در ارتباط نوشتاری نادیده گرفته می‌شود، کلماتی است که در مکاتبات استفاده می‌کنید. در هر شغلی و در هر سطح سازمانی که باشید، نیازمند یادگیری مهارت‌های نوشتاری هستید. املای درست کلمات، استفاده از دستور زبان و راه‌های حرفه‌ای انتقال اطلاعات موارد مهمی‌ هستند که باید رعایت کنید. متن‌هایی که ضعیف بیان‌شده‌اند یا غلط املایی زیادی دارند و پر از اشتباهات نگارشی‌اند، از اثرگذاری پیام اصلی که قصد انتقال آن را دارید به‌شدت کم می‌کند. اهمیت ‌این اثرگذاری وقتی با مردم عادی در ارتباط هستید بیشتر می‌شود؛ بنابراین باید به‌ضرورت یادگیری ‌این مهارت اهمیت بیشتری بدهید. نوشتن مؤثر به خواننده کمک می‌کند تا به‌طور کامل منظور شما را درک کند.

به نکات زیر برای بهبود مهارت نوشتاری توجه کنید:

- هدفتان از نوشتن را به‌وضوح برای خود مشخص کنید؛‌ آیا هدف این است که خواننده برای شما کاری انجام دهد یا ‌این‌که صرفاً به دنبال انتقال اطلاعات به خواننده هستید؟ ‌آیا از خواننده انتظار پاسخ دادن به نامه را دارید؟ بنابراین، از دادن اطلاعاتی که مربوط به هدفتان نیست اجتناب کنید. واضح بودن متن عاملی کلیدی است.

- لحن نوشتن می‌تواند در ارتباط نوشتاری مؤثر کمک زیادی کند؛ نوع لحن نوشتن، بستگی به مخاطب و هدف از نوشتن دارد. مثلاً در انواع مختلفی از ارتباطات همچون توافق‌نامه‌ها و پروپوزال‌های پیشنهادی، باید از لحن رسمی استفاده کنید. اگر مخاطب شما دوستان یا افرادی آشنا هستند، می‌توانید از لحن غیررسمی‌ استفاده کنید.

- آن‌چه از خواننده انتظار انجامش دارید را با اصطلاحات واضح و روشن بیان کنید؛ اگر متوجه منظورتان نشوند موظف به انجام کاری نیستند و اگر متن نوشتاری شما مبهم و سربسته باشد، ممکن است هیچ کمکی به شما نکنند. اهمیت و ارزش کاری که از آن‌ها انتظار دارید را برایشان به‌صورت واضح مشخص کنید.

- زبان نوشتاری احتیاج به ساده بودن دارد؛ کلیشه‌ها، اصطلاحات و عبارات طولانی را بیش‌ازحد به کار نبرید و سعی نکنید با استفاده از جملات طولانی، مخاطبان خود را تحت تأثیر قرار دهید. جملات و پاراگراف‌ها را کوتاه و مختصر بنویسید.

- از به ‌کار بردن کلماتی که تمرکز خواننده را از هدف اصلی متن کم می‌کند، اجتناب کنید؛ زیرا منجر به عدم درک آن‌ها از منظور اصلی شما می‌شود.

- دستور زبان و اصول نگارشی را رعایت کنید. بهتر است از فرد دیگری بخواهید که نوشته شما را قبل از ارسال بخواند و ویرایش کند. اگر ‌این کار برایتان مقدور نیست، متن نوشته را با صدای بلند برای خود بخوانید.

مراحل آماده‌سازی یک سند نوشتاری
مراحل آماده‌سازی یک سند نوشتاری