توصیه‌های مدیریت زمان برای کمک به رشد استارت‌آپتان در سال ۲۰۱۸

توصیه‌های مدیریت زمان برای کمک به رشد استارت‌آپتان در سال ۲۰۱۸

«چگونه می‌توانم زمان خود را بهتر مدیریت کنم؟» این سوال برای کارآفرینان، می‌تواند یک مفهوم جدی بر کسب‌وکارشان باشد. خوشبختانه، مراحلی وجود دارد که آن‌ها می‌توانند از هدر رفتن فرصت‌ها، جلوگیری نمایند.

بریآن‌هانتر، مدیر بازاریابی اینترنتی در اینستنت آفیسز (Instant Offices) می‌گوید : «این مهم است که جلوتر فکر کنیم و عملکردهای روزانه خود را برنامه‌ریزی کنیم. در هنگام مدیریت افراد در کسب‌وکار، شما دائما با حجم زیادی از اطلاعات مواجه خواهید شد پس وقفه، یک امر گریزناپذیر در کار شما خواهد بود... وقتی شما بر روی تکمیل کاری که اولویت بیشتری دارد تمرکز می‌کنید، این کار ذهن شما را منسجم کرده و مانع حواس‌پرتی می‌شود.»

 

۱-به یک برنامه زمانی پایبند بمانید و همه‌چیز را دنبال کنید

مدیرعامل اسکوئر(Square) و موسس توییتر (Twitter)، جک دورسی از اهمیت برتر منضبط و با تجربه بودن در مورد (مواجهه با) زمانش توضیح می‌دهد. دورسی، موفقیت در مدیریت زمانش را به "timing" روزهایش نسبت می‌دهد. او این‌گونه این کار را می‌کند:

دوشنبه: مدیریت و جلسات هدایتی

سه‌شنبه: محصول

چهارشنبه: بازاریابی، رشد و ارتباطات

پنجشنبه: توسعه‌دهندگان و شرکا

جمعه: امور منابع انسانی و استخدام

شنبه: پیاده‌روی و دیگر علایق شخصی

یکشنبه: تفکر و استراتژی

به‌علاوه، جک اهمیت زمان‌بندی و در نظر گرفتن زمان برای وقفه‌های ناخواسته (انعطاف‌پذیری بخشی از کار است) را درک می‌کند؛ البته اگر آن‌ها مزاحم هدف‌گذاری‌های روزانه‌اش نشوند.

 

۲-وقتتان را تخمین بزنید و میزان بازدهی را بسنجید

فهرستی از وظایفی را که مرتباً انجام می‌دهید و آن‌هایی که وقت بیشتری برایشان صرف می‌کنید، تهیه کنید. ارزیابی کنید که چگونه می‌توانید آن‌ها را موثرتر انجام دهید.

Ruben Gamez، بنیان‌گذار Bidsketch، روز خود را با پرسیدن این سوال شروع می‌کند: «کدام‌یک از این کارها بیشترین تاثیر را بر روی کسب‌وکار من خواهد داشت؟ چه‌کاری می‌توانم انجام دهم که به آن‌ها سرعت بخشد یا پروژه‌های دیگر را غیرضروری کند؟»

اولویت‌ها به‌طور مداوم تغییر می‌کنند، بنابراین برای استارت‌آپ‌ها، مهم است که این سوالات را به‌صورت منظم بپرسند، خصوصا در دوره‌های پرمشغله و زمان‌های تعطیل سال.

 

۳-روی کاری که بهتر انجام می‌دهید تمرکز کنید

نیازی نیست همه کارها را خودتان انجام دهید. اگر استارت‌آپ شما یک تیم داشته باشد، وظایف را به کارکنانی بسپارید که در ملاقات‌ها و انتظارات، زیاد توانسته‌اند جلب اعتماد کنند (در غیر این صورت زمان بیشتری را برای سپردن کار به کسی که مهارت یا دانش لازم برای انجام کار را ندارد، هدر ندهید).

ریچارد برانسون این دیدگاه را به اشتراک می‌گذارد: «... شما باید هنر تفویض را درک کنید. به‌طور مثال، من باید در کمک به افراد در راه‌اندازی کسب‌وکارهای شخصی شایسته باشم و من مایلم عقب‌نشینی کنم، چرا که این شرکت باید تاسیس شود و بدون من نیز به کارش ادامه دهد.»

 

۴-فعالیت‌های روزمره و وقفه‌ها را دسته‌بندی کنید

یک بررسی اخیر در زمینه بهره‌وری گزارش داد که، بیش از ۷۰ درصد از افراد به بررسی ایمیل شخصی خود در محل کار اقرار کردند. سی‌وسه درصد حتی سه بار در روز ایمیلشان را بررسی می‌کنند!

لوئین ونتر، مدیرعامل شرکت MediaVision می‌گوید: «مهم است کارهایی را اولویت‌بندی کنیم که برای کارهای اصلی افراد (فعالیت‌های شغل) مانع ایجاد می‌کنند. من فهمیدم اگر شروع با این کارها باشد، وظایف شغلی در طول مابقی روز انجام می‌شود.»

 

۵-متوقف کردن کارهای چند وظیفه‌ای

اگر به‌طور مرتب از انجام وظایف خاصی اجتناب کنید، زمانی را برای ارزیابی این‌که چرا این کار را انجام می‌دهید، صرف کنید. تعویق‌ها منجر به هجوم یک‌باره کارها، اشتباهات و درنهایت عدم قطعیت در مورد کیفیت کار می‌شود. بهتر است زمان بیشتری را برای انجام وظایفی که به شما محول می‌گردد، اختصاص دهید. چند کار را باهم انجام ندهید: تمرکز بر روی یک کار در یک‌زمان، بهره‌وری، خروجی و خلاقیت را دو برابر می‌کند.

اگر در حین کار افکاری به ذهنتان می‌آید، به‌جای متوقف کردن کارهایی که انجام می‌دهید یک راه‌حل برای این حواس‌پرتی ناخوشایند پیدا کنید؛ آن‌ها را بنویسید. لیستی از کارهایی را که لازم است پس از تکمیل کار فعلی انجام دهید؛ تهیه کنید.

 

۶-استفاده از زمان‌های اوج انرژی

چه سحرخیز باشید یا نه، به‌منظور بهینه‌سازی خروجی کار و صرفه‌جویی در وقت از زمان‌های اوج انرژی خود استفاده کنید.

برای اسکات بریتون، سحرخیزی بسیار کلیدی است: «من معمولا در ساعت ۵:۳۰ صبح روزم را آغاز می‌کنم، زمانی که هیچ‌کس با ما کاری ندارد، فعالیت‌های مهم می‌تواند شامل همه‌چیز از تمرین و مدیتیشن تا نوشتن زمینه‌های جدید و استراتژیک و تامل در مورد کسب‌وکارم باشد.»

 

۷-کارمندان را در حلقه نگه‌دارید

در صبح برای اولین بار با تیمتان گفتگو کنید تا وظایف روز را اولویت‌بندی نمایید. وقتی‌که شما نمی‌توانید یک جلسه برگزار یا یک کار را کامل کنید، با کارمندان صحبت کنید. شما درنهایت وقت خود را تلف‌کرده‌اید، زیرا قادر به برنامه‌ریزی موثر وقت خود نبوده‌اید که این به ضرر کسب‌وکار است، به‌ویژه در دوره‌های بحرانی.

ده نفر در یک جلسه، یک ساعت در هفته، معادل از دست دادن ده ساعت پرداخت‌شده است. اطمینان حاصل کنید که فقط کارمندان مربوطه در جلسه حضور دارند؛ اگر در خصوص موردی، می‌توان به‌راحتی از طریق ایمیل ارتباط برقرار کرد، آن را انتخاب کنید.

 

۸-انرژی‌های منفی را از بین ببرید

تنها چیزی که نمی‌خواهید، یک محیط کاری منفی است. کارکنان منفی، انگیزه و خلاقیت را از همه دور می‌کنند. تاثیر رفتار آن‌ها را بررسی کنید، چگونه با همکاران خود مقابله می‌کنند و تاثیرات تضعیف‌کننده‌ای را که این نگرش در سطح کسب‌وکار ایجاد می‌نماید، مشخص کنید. شرایط و تاثیر رفتار شخصی اغلب می‌تواند در اعضای تیم نسبت به چشم‌اندازهایشان تزلزل ایجاد کند.

 

۹-زندگی شخصی خود را نادیده نگیرید

زمان خود برای افرادی که بیشترین توجه را به آن‌ها دارید، مدیریت کنید. یک زندگی خانوادگی ناخوشایند، راه را برای کسب‌وکار شما ناهموار می‌سازد. آمادگی جسمانی و منافع شخصی نیز مهم است؛ تعادل کار و خانه شما را بیشتر راضی و آسوده خواهد کرد. کارآفرینان جدید و با تجربه نشان می‌دهند که با تمرکز بر زندگی شخصی خود، دستاوردهای قابل‌توجهی به دست می‌آورند.

بریان دیسون، معاون سابق رئیس کمیته مرکزی کوکاکولا، زندگی را به یک بازی تقسیم می‌کند که در آن شما پنج توپ را در هوا پخش می‌کنید: «آن‌ها عبارتند از کار، خانواده، سلامتی، دوستان و روان، و شما همه این‌ها را در هوا نگه می‌دارید. خیلی زود خواهید فهمید که کار یک توپ پلاستیکی است. اگر شما آن را رها کنید، آن دوباره می‌پرد و برمی‌گردد. اما چهار توپ دیگر - خانواده، سلامتی، دوستان و روان - از شیشه ساخته‌شده‌اند. اگر یکی از این‌ها را رها کنید، آن‌ها غیرقابل‌جبران خواهند شد، خش می‌افتند، ناقص، آسیب‌دیده یا حتی خراب می‌شوند. آن‌ها هرگز یکسان نخواهند بود. شما باید این را درک کنید و برای تعادل در زندگی خود تلاش کنید.»

 

۱۰-تغییر مناظر و استراحت دادن!

به بیرون از دفتر کارتان بروید! کار در فضای متفاوت، مانند یک کافی‌شاپ یا کافه، شما را احیا خواهد کرد. ساکن شدن در یک «فضای سوم» با از بین بردن حواس‌پرتی‌ها و به‌هم‌ریختگی‌های کار و خانه ، منجر به یک محیط سازنده‌تر خواهد شد.