fa-IR
هشت کلید بهبود مهارت نوشتن در کسب‌وکار

هشت کلید بهبود مهارت نوشتن در کسب‌وکار

۱- دلیل نوشتن را برای خود مشخص کنید. اهدافتان را واضح و شفاف کنید. مخاطبین نامه و هدفی که می‌خواهید به آن برسید را برای خود مشخص کنید. اهداف خود را در هر جمله از نامه به‌طور متقاعدکننده‌ای بیان کنید.

۲- خوانندگان خود را درک کنید.
این را بدانید که هیچ‌کس زمان اضافه برای تلف کردن ندارد. به‌سرعت به نکته اصلی موردنظرتان اشاره کنید و بر مواردی که با این نکته اصلی مرتبط است تمرکز کنید. همچنین از لحن مناسب با مخاطبان خود استفاده نمایید. تصور کنید برای فردی می‌نویسید که بسیار باهوش است ولی هیچ تخصصی در صنعت یا رشته شما ندارد.

۳- سریعاً یک پیش‌نویس برای خود بنویسید.
به گفته گارنر نوشتن پیش‌نویس می تواند شامل چهار مرحله مختلف باشد که این مراحل را این‌گونه نام‌گذاری کرده است: دیوانه، معمار، نجار و قاضی. وظیفه دیوانه پژوهش، معمار سازمان‌دهی مواد، نجار نوشتن اولین پیش‌نویس و قاضی ویرایش و اتمام کار است. هنگامی‌که در مرحله نگارش هستید، گارنر توصیه می‌کند به‌سرعت پیش‌نویسی برای خود تهیه کنید و به فکر کامل و بی‌نقص نوشتن نامه نباشید. اگر شما در مورد یک بخش از نامه گیج و سردرگم شدید، از آن رد شده و بقیه نامه را تمام کنید و در قسمت ویرایش بقیه قسمت‌ها را کامل کنید.

۴- پیش‌نویس خود را بازبینی و ویرایش کنید.
گارنر سؤالاتی را ارائه می‌دهد که شما هنگام بازبینی و ویرایش باید از خودتان بپرسید. سؤالاتی از قبیل؛ آیا من حقیقت را گفته‌ام؟ آیا همه آن چیزی که نیاز است بگویم را گفته‌ام؟ آیا منصف و بانزاکت صحبت کرده‌ام؟ آیا متن نوشته شفاف و مختصر هست یا خیر؟ آیا نکات مدنظر را به‌طور خاص بیان کرده‌ام؟ آیا از تکرار صحبت‌های غیرضروری اجتناب کرده‌ام؟ آیا نامه را با شفافیت و قابل‌فهم نوشته‌ام؟ در قسمت ویرایش همچنین گارنر بیان می‌کند که نویسندگان باید از خود بپرسند آیا امکان صرفه‌جویی و حذف کلمات، ایجاد جمله‌بندی‌های بیشتر و جالب‌تر کردن قسمت‌های مختلف وجود دارد یا خیر؟

۵- بی‌وقفه (به‌طور بی‌رحمانه) صریح باشید.
همه دستورالعمل‌های نوشتن خوب، این جمله را تکرار می‌کنند: نشان بده، نگو؛ به‌عبارت‌دیگر، اهداف و نکات مدنظرتان را با جزئیات بیان کنید و موضوع اصلی خود را به‌طورکلی نگویید.

۶- کلمات را هدر ندهید.
گارنر راه‌هایی را ارائه می‌کند که عبارات دارای لغات اضافه را اصلاح‌کرده و آن‌ها را با حفظ معنا خلاصه می‌کند. حروف اضافه را حذف کنید و با به‌کارگیری از حروف ربط در جای مناسب جملات را کوتاه‌تر کنید.

۷- کلمات تخصصی غیرقابل‌فهم را به کار نبرید.
از بیان کردن کلمات تخصصی که ممکن است خواننده متوجه نشود خودداری کنید. به‌طور مثال از نوشتن کلماتی مانند «اهرم مالی»، «خارج از چارچوب فکر کردن» و ... پرهیز کنید. این عبارات و کلمات ممکن است همیشه بد نباشند و گاهی اوقات مفید باشند؛ اما باید این کلمات را متفکرانه انتخاب کرده و در جای مناسب بیان کنید. مهم‌ترین نکته این است که عبارات را با تفکر انتخاب کنید.

۸- با آرامش لحن مناسب را پیدا کنید.
طول و ساختار جملات و عبارات خود را به‌گونه‌ای تغییر دهید که خواننده احساس نکند متن توسط یک ربات نوشته شده است. از کلمات مبادی‌آداب همچون «متشکرم» و ضمایر اول‌شخص به‌جای لحن رسمی استفاده کنید. از سرزنش و طعنه زدن در متن نامه خودداری کنید. نوشته خود را به‌گونه‌ای بنویسید که انگار در حال صحبت با او به‌صورت چهره به چهره هستید.